Tipps zu Word

Hinweis: Die meisten Word 2003 Tipps gelten auch für Word 2007 und Word 2010.

Wenn Sie einen Textbereich, der größer als der sichtbare Teil auf dem Bildschirm ist, mit gedrückter Maustaste markieren wollen, fängt das Bild an zu laufen. Sie können einen Textbereich markieren, indem Sie die an eine Stelle klicken, dann die SHIFT-Taste gedrückt halten und eine zweite Stelle anklicken. Der gesamte Text zwischen den beiden Stellen wird markiert.

Sie wollen mehrere Wörter oder unterschiedliche Absätze gleichzeitig markieren? In Word können Sie auch nicht hinter einander liegende Zeichen und Absätze markieren, indem Sie beim Markieren die STRG-Taste gedrückt halten.

Sie wollen einen senkrechten Bereich von untereinanderliegenden Wörtern markieren? Halten Sie die Alt-Taste gedrückt und ziehen Sie dabei mit der gedrückten Maus über den Bereich.

Sie können markierten Text verschieben, und zwar leichter als mit der Maus per Drag & Drop oder mit den Befehlen Ausschneiden und Kopieren.

• Markieren Sie den Textbereich, den Sie verschieben wollen.

• Gehen Sie mit Hilfe der Bildlaufleisten auf der rechten Seite zu der Stelle, an der Sie den Text einfügen möchten.

• Halten Sie die STRG-TASTE gedrückt und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Stelle, an der der Text eingefügt werden soll.

Der Cursor steht ohne Abstand ganz oben auf der Seite, es wird kein Seitenrand mehr angezeigt.

Sie haben mit einem unbeabsichtigten Mausklick die Funktion LEERRÄUME AUSBLENDEN aktiviert. Gehen Sie mit der Maus an den unteren Rand des Lineals. Der Mauszeiger verwandelt sich in ein Symbol mit zwei Pfeilen. Mit einem Klick der linken Maustaste können Sie nun diese Funktion wechselweise an - und ausschalten.

Sie können auch in Word 2007 eine Symbolleiste mit den häufig verwendeten Befehlen nutzen.

Klicken Sie auf die Office-Schaltfläche und dann unten auf die Schaltfläche Word-Optionen. Wählen Sie in der linken Spalte Anpassen. Hier können Sie der Symbolleiste für den Schnellzugriff Befehle hinzufügen und auch wieder entfernen..

Wenn der Haken bei Symbolleiste für den Schnellzugriff unter der Multifunktionsleiste anzeigen gesetzt ist, ist die Symbolleiste nicht mehr oben in der Titelzeile, sondern wie gewohnt gut sichtbar direkt über dem Dokument.

Word enthält eine nützliche Funktion: Sie können mit der Tastenkombination SHIFT+F4  zwischen den letzten vier Bearbeitungspositionen hin und her springen. Bearbeitungspositionen sind dabei die Stellen, an denen Sie etwas eingegeben oder verändert haben.

Sie können auf einem Blatt Texte frei positionieren, auch weiter unten auf Ihrem Blatt, selbst wenn Sie noch keinen Text geschrieben haben. Sie müssen nicht erst unzählige neue Reihen durch Absatzzeichen erzeugen. Hier nutzt die neue Funktion KLICKEN UND EINGEBEN (ab Word 2000).

Sie müssen nur noch auf die Stelle, an der der Text geschrieben werden soll, doppelklicken, und schon können Sie mit der Eingabe beginnen. Die Positionierung wird dabei automatisch anhand von Tabulatorzeichen vorgenommen, so dass es durch spätere Änderungen am Zeichensatz nicht zu Verschiebungen kommt.

Sie möchten ein längeres Textstück oder eine Grafik oder Tabelle mehrfach in ein Dokument einfügen.

Markieren Sie das Gewünschte und kopieren Sie es in die Zwischenablage. Gehen Sie über das MENÜ BEARBEITEN zu ERSETZEN und tragen Sie in die Zeile ERSETZEN durch den Code ^c ein. Nun werden durch Klick auf Ersetzen oder ALLE ERSETZEN die im FeldSUCHEN NACH eingetragenen Zeichen durch den Inhalt der Zwischenablage ersetzt.

Sie können die Zeilen gleichmäßig vertikal über die gesamte Seite verteilen, so dass von oben nach unten die gesamte Seite ausgefüllt ist.

Klicken Sie im Menü Datei auf SEITE EINRICHTEN. Im Register LAYOUT finden Sie im Bereich SEITE die Option VERTIKALE AUSRICHTUNG. Wählen Sie hier BLOCKSATZ. Die Zeilenabstände werden so angepasst, dass die erste Zeile oben auf dem Blatt und die letzte Zeile unten auf dem Blatt ist.

Sie können in Word einen Befehl wiederholen. Wenn Sie die zuletzt ausgeführte Aktion, wie zum Beispiel eine Textformatierung, an einem anderen Textteil ebenfalls vornehmen wollen, genügt es, den neuen Text zu markieren und die F4-TASTE zu drücken.

Sie können in Word schnell und einfach eine Linie ziehen.
Schreiben Sie einfach drei Zeichen und drücken Sie die Eingabe-Taste.
Zur Auswahl für verschiedene Linien stehen ---, _ _ _, ===, ### und ***.

Sie können eine Textformatierung auf einen anderen Text übertragen.

• Markieren Sie zuerst den Text mit dem zu übertragenden Format

• Klicken Sie dann die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN an.

• Streichen Sie mit gedrückter Maus über den neuen Text (die Maus wird dabei zu einem Pinsel). 

Um ein und dieselbe Formatierung auf mehrere Stellen zu übertragen, müssten Sie wiederum die Funktion FORMAT ÜBERTRAGEN anklicken. Sie können aber auch die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN einrasten lassen.

• Markieren Sie zunächst wieder das Element mit dem Format, das Sie übertragen wollen. 

• Führen Sie dann einen Doppelklick auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN aus. Der Doppelklick sorgt dafür, dass die Schaltfläche aktiviert bleibt. 

• Sie können dann nacheinander alle Stellen überstreichen, die Sie mit diesem Format versehen möchten. 

• Mit einem Klick auf die Schaltfläche FORMAT ÜBERTRAGEN schließen Sie den Vorgang ab.

Wie oft haben Sie einen Text geschrieben, und auf der letzten Seite sind gerade mal ein paar Zeilen? Sie können nun natürlich anfangen, Zeilen zu löschen und die Textgröße zu ändern, aber es geht auch einfacher. 

Gehen Sie durch Anklicken des Symbols in die SEITENANSICHT. Dort finden Sie das Symbol GRÖßE ANPASSEN ,mit dem Sie Ihren Text um eine Seite verkleinern können. Klicken Sie es an, und Sie haben keine Seite mit wenigen Zeilen mehr, und das Layout Ihres Textes hat sich dabei nicht verändert. Word passt alles automatisch an. 

Sie können diese nützliche Funktion auch als Symbol in die Standard - Symbolleisten integrieren, so dass sie Ihnen nicht nur in der Seitenansicht zur Verfügung steht, sondern auch im Dokumentfenster:

• Klicken Sie eine beliebige Symbolleiste mit der rechten Maustaste an und rufen Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste ANPASSEN auf.

• Wechseln Sie im Dialogfeld Anpassen auf die Registerkarte BEFEHLE und markieren Sie in der Liste Kategorien den Eintrag EXTRAS.

• Am Ende der Liste Befehle finden Sie das Symbol UM EINE SEITE VERKLEINERN, das Sie nun bei gedrückter linker Maustaste an die gewünschte Stelle in die Standard-Symbolleiste ziehen. Anschließend können Sie das Dialogfeld mit Schließen verlassen.

Die automatische Verkleinerung der Dokumentlänge steht Ihnen in Zukunft jederzeit per Mausklick zur Verfügung. Sollten Sie mit dem Ergebnis einmal nicht zufrieden sein, weil die Schriftgröße zu stark verkleinert wird, können Sie mit Bearbeiten - Rückgängig wieder zum ursprünglichen Format zurückkehren.

Stört Sie die automatische Formatierung und Aktivierung von E-Mail-Adressen und Internet-Adressen? Deaktivieren Sie im Menü EXTRAS - AUTOKORREKTUR im Register AUTOFORMAT WÄHREND DER EINGABE die Option Internet und Netzangaben durch Hyperlinks, indem Sie den Haken durch Anklicken entfernen.

Stört Sie die automatische Großschreibung bei Beginn eines Absatzes oder nach einem Punkt? Deaktivieren Sie im Menü EXTRAS - AUTOKORREKTUR im Register AUTOKORREKTUR die Option Jeden Satz mit einem Großbuchstaben beginnen, indem Sie den Haken durch Anklicken entfernen.

Um unpassende Datums- oder Textvorschläge zu verhindern, deaktiviert man eine Auto-Funktion.

Wenn man ein Datum wie 17.06.2001 eintippt, zeigt Word das gleiche Datum in der Schreibweise 2001-06-17 als Vorschlag in einem gelben Kästchen über der Eingabe an.
Drückt man jetzt die Eingabe-Taste, hängt Word den Datumsvorschlag an das vorhandene Datum an. Man erhält ein unsinniges Gebilde wie 17.06.2001-06-17.
Um dies zu verhindern, schreibt man nach der Eingabe des deutschen Datums ganz normal weiter, indem man die Leertaste drückt.

Stört einen der Datumsvorschlag grundsätzlich, deaktiviert man die Funktion in Word. Dazu wählt man im Menü Einfügen den Befehl Auto-Text/AutoText.
Im Register AUTOTEXT schaltet man die Option Rest des Wortes oder des Datums während der Eingabe als Tipp vorschlagen (bzw. AutoAusfüllen-Vorschläge anzeigen in Word XP) aus. 

Ab sofort erscheinen keine Vorschläge mehr bei Datumseingaben sowie Begriffen, die sich in der Liste des Registers AutoText im Dialog AutoKorrektur befinden.

Sie können Synonyme einfach per Mausklick einsetzen. Klicken Sie ein Wort mit rechts an. Im Kontextmenü finden Sie den Eintrag SYNONYME mit einer Auswahlliste. Klicken Sie das gewünschte Synonym an, um das Wort im Text dadurch zu ersetzen.

Sie möchten im Nachhinein, dass ein Wort vollständig in Großbuchstaben geschrieben wird. Sie brauchen dieses Wort nicht neu zu schreiben. Klicken Sie in das Wort und wählen Sie im Menü FORMAT den Befehl "GROß-/KLEINSCHREIBUNG und die Option GROßBUCHSTABEN. Dies geht auch im Menü FORMAT - ZEICHEN durch Setzen des Hakens bei GROßBUCHSTABEN im Bereich EFFEKTE. 

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Bei der Eingabe von Texten passiert es immer wieder, dass man bei verschiedenen Wörtern vergisst, die Shift-Taste zu drücken, um ein Wort groß zu schreiben.

Klicken Sie in das Wort und wählen Sie im Menü FORMAT den Befehl "GROß-/KLEINSCHREIBUNG und die Option Ersten Buchstaben im Wort großschreiben. 

Sie möchten Tabulatoren über das Lineal millimetergenau setzen.  Halten Sie die ALT-TASTE gedrückt und klicken Sie unter das Lineal. Solange Sie die Alt-Taste und die Maustaste gedrückt halten, können Sie den Tabulator an die gewünschte Stelle verschieben, und Sie sehen dabei die Zentimeterangaben im Lineal.

Auch beim Verschieben schon vorher gesetzter Tabstopps funktioniert die Zentimeterangabe mit gedrückter Alt-Taste.

Wählen Sie gegebenenfalls den gewünschten Tabulatortyp vorher aus (rechtsbündig, linksbündig, zentriert, dezimal).

Wenn Sie einmal schnell und unkompliziert Informationen über die Zeichen- und Absatzformatierung einer Passage eines Word-Dokuments abrufen wollen, dann gibt es in Word (ebenso in den anderen Office-Programmen) eine leicht zugängliche Funktion. 

Betätigen Sie die Tastenkombination SHIFT+F1. Am Mauszeiger hängt nun ein Fragezeichen. Klicken Sie nun an die Stelle des Textes, dessen Formatierung Sie wissen wollen. Es erscheint eine Art Sprechblase, in der die Zeichen- und die Absatzformatierungen des Textes stehen. Ein nochmaliges Betätigen der Tastenkombination SHIFT+F1 schaltet die Funktion wieder aus.

Ein Klick auf ein Symbol in den Symbolleisten oder andere Teile der Word-Oberfläche bringt Informationen über die Funktion des Angeklickten zum Vorschein. Hier schaltet sich die Funktion nach einem Klick von allein ab.

Eine Tabelle steht am Anfang eines Dokuments. Es ist es nicht möglich, oberhalb der Tabelle zu klicken und dort Text einzufügen.

Klicken Sie einfach in die erste Zelle der Tabelle (vor eventuellen Text darin) und betätigen die RETURN-TASTE. Dadurch springt die Absatzmarke vor den Rahmen, und Sie können ganz normal schreiben. 

In den Tabellenfunktionen können Sie nicht zwei Tabellen nebeneinander anordnen. Über einen kleinen Trick lässt sich diese Einschränkung jedoch auf einfache Weise umgehen: 

• Zeichnen Sie zwei TEXTFELDER über den Befehl im Menü EINFÜGEN.

• Setzen Sie die beiden Tabellen in die Textfelder (entweder durch Ausschneiden und Kopieren oder neu erstellen).

• Passen Sie die Ränder der Textfelder durch Ziehen der Eckpunkte den Tabellen an. 

• Den schwarzen Rand der Textfelder entfernen Sie, indem Sie im Kontextmenü der rechten Maustaste die Dialogbox TEXTFELD FORMATIEREN aufrufen und dort im Register FARBEN UND LINIEN bei LINIE die Option KEINE LINIE wählen. Bei FARBE wählen Sie KEINE FARBE. 

Nunmehr können Sie die Tabellen beliebig, also auch nebeneinander, im Dokument anordnen. Zu beachten ist dabei allerdings, dass die beiden Tabellen nur in der SEITENLAYOUTANSICHT wirklich nebeneinander zu sehen sind. In der Normalansicht sehen Sie die Tabellen dennoch untereinander auf dem Bildschirm angeordnet.

Sie haben eine Formatierung erstellt, die Ihnen gut gefällt und die Sie bei anderen Texten ebenfalls verwenden möchten, inklusive Schriftart, Zeilenabstand, Einzügen, Nummerierungen,... Sie können diese Formatierung als Formatvorlage speichern.

• Markieren Sie den Text mit der Formatierung, die Sie speichern wollen.

• Klicken Sie in das Feld FORMATVORLAGE in der Format-Symbolleiste. Der Name der aktuellen Vorlage (meistens STANDARD) blinkt jetzt blau.

• Überschreiben Sie diesen Namen durch Eintippen mit einem neuen Namen (z. B. Brieftext oder Nummerierung1). 

• Bestätigen Sie mit der RETURN-TASTE (Eingabetaste).

Wenn Sie nun einem Text diese Formatierung zuweisen wollen, markieren Sie ihn und wählen dann mittels des Drop-Down-Pfeiles am Feld FORMATVORLAGE den Namen der Formatierung aus. 

Sie haben einen Text auf Diskette oder als E-Mail-Anlage bekommen, den Sie mit Word nicht öffnen können? So können Sie Dateien mit fremden Formaten öffnen, die nicht als Word-Dokument (.doc) gespeichert wurden:

• Speichern Sie die gegebenenfalls die Datei (falls sie eine E-Mail-Anlage ist) und starten Sie Word.

• Wählen im Menü DATEI den Befehl ÖFFNEN und gehen Sie zu dem Verzeichnis der Datei (oder Diskette anwählen).

• Im Feld DATEITYP wählen Sie ALLE DATEIEN aus. Damit werden alle Dateien, egal welches Format, angezeigt, die in dem gewählten Verzeichnis gespeichert sind.

• Öffnen Sie nun einfach die Datei im Fremdformat, zum Beispiel eine WordPerfect-Datei. Im Feld Dateityp sehen Sie auch alle Dateiformate aufgelistet, die Word lesen kann. Dazu gehören neben Textverarbeitungen auch verschiedene Tabellenkalkulationen.

Sie können alle geöffneten Word-Dateien auf einmal speichern oder schließen, indem Sie mit gedrückter SHIFT-TASTE auf das MENÜ DATEI klicken. Es erscheinen die beiden neuen Menüpunkte Alles Speichern und Alles schließen, die Sie nun auswählen können.

Sie möchten eine AutoForm mit Text füllen? Dies können Sie auch direkt, ohne mit zusätzlichen Textfeldern zu arbeiten. Klicken Sie das gewünschte Objekt einfach mit der rechten Maustaste an und rufen im Kontextmenü TEXT HINZUFÜGEN auf. Word wandelt die AutoForm daraufhin in ein Textfeld um und Sie haben die Möglichkeit, wie gewohnt Text einzugeben und zu formatieren.

Sie möchten den Text auf Etiketten anders formatieren als vorgegeben? Wenn Sie mit über das Menü EXTRAS - UMSCHLÄGE UND ETIKETTEN ein Etikett erstellen, erscheint der eingegebene Text in der Standard-Schriftart. 

Um den Etiketteninhalt Ihren Wünschen entsprechend zu gestalten, müssen Sie zunächst den Text im Feld ADRESSE markieren und dann mit der rechten Maustaste darauf klicken. Darauf öffnet sich ein Kontextmenü, indem Sie nach einem Klick auf ZEICHEN die Schriftart und -größe Ihren Wünschen entsprechend einstellen können. Mit einem Klick auf ABSATZ im Kontextmenü können Sie auch die Absatzformatierungen verändern.

Manchmal möchte man eine ganze Etikettenseite mit Bildern auf jedem Etikett erstellen, z.B. Absenderetiketten mit einem Clipart oder Marmeladenetiketten. In der Dialogbox zur Etikettenerstellung lässt sich aber nur Text eingeben. Sie müssen mit nachfolgendem Trick nicht das Bild in jedes einzelne Etikett einfügen.

• Erstellen Sie auf einem leeren Blatt das, was auf das Etikett soll, z.B. Bilder, Textfelder, WordArt-Objekte. Bei Word 2003 müssen Sie noch alles markieren, bei Word 2007 nicht.

• Anschließend gehen Sie auf Extras - Briefe und Sendungen - Umschläge und Etiketten (Word 2003) bzw. Umschläge und Etiketten (Word 2000) bzw. w ählen Sie in Word 2007 im Register Sendungen in der Gruppe Erstellen den Befehl Beschriftungen. Wenn Sie dann das Etikett als neues Dokument erstellen, ist das Markierte auf allen Etiketten.

• Wenn es nicht richtig auf das Etikett passt, schließen Sie das Etikettenblatt einfach, ohne es zu speichern. Schieben Sie dann auf dem Anfangsblatt alles zurecht und erstellen Sie die Etikettenseite nochmal. Dies läßt sich natürlich beliebig oft wiederholen.

Sie möchten die automatische Felderaktualisierung (z.B. bei Datumsfeldern) abschalten. Klicken Sie das Feld an (es erscheint dann grau unterlegt) und drücken Sie die Tastenkombination STRG + F11. Eine Aktualisierung unterbleibt nun. Das Datum bleibt so, wie es ist. SHIFT + STRG + F11 hebt die Sperre wieder auf.

Um alle Felder in einem Dokument auf einmal zu aktualisieren, markieren Sie zuerst das gesamte Dokument (mit STRG+A oder über das Menü Bearbeiten - Alles markieren). Drücken Sie nun die Taste F9.

Wenn Sie mit Spalten arbeiten, ergeben sich manchmal Probleme auf der letzten Seite: Der Text reicht häufig nicht für eine ganze Seite aus, so dass einige Spalten leer bleiben und andere nur zum Teil gefüllt sind. Sie können den Spaltensatz am Textende abgleichen, d. h., dass alle Spalten bündig auf derselben Höhe abschließen. 
Gehen Sie folgendermaßen vor:

• Setzen Sie den Cursor an das Ende des Textes.

• Wählen Sie im Menü Einfügen den Befehl MANUELLER WECHSEL.

• Aktivieren Sie die Option ABSCHNITTSWECHSEL - FORTLAUFEND und bestätigen Sie mit OK.

• Word fügt daraufhin an der aktuellen Cursorposition einen Abschnittswechsel ein. Da in jedem Abschnitt eine andere Spaltenformatierung möglich ist, werden die Spalten daraufhin bündig ausgerichtet.

In einigen wenigen Fällen kann es allerdings passieren, dass sich der gewünschte Effekt nicht einstellt. Das Problem lässt sich aber beheben, wenn Sie sicherstellen, dass jede der folgenden Optionen ausgeschaltet ist (also keinen Haken haben):

• Das Kontrollkästchen bei KEIN SPALTENAUSGLEICH BEI FORTLAUFENDEM ABSCHNITTSWECHSEL im Menü EXTRAS - OPTIONEN auf der Registerkarte KOMPATIBILITÄT.

• Im Menü FORMAT - ABSATZ auf der Registerkarte TEXTFLUSS im Bereich ABSATZKONTROLLE die Kontrollkästchen ZEILEN NICHT TRENNEN, ABSÄTZE NICHT TRENNEN und SEITENWECHSEL OBERHALB. 

In Word eingefügte Cliparts können nicht gedreht werden? Das entsprechende Symbol in der Zeichnen-Symbolleiste steht Ihnen nicht zur Verfügung.

Die Ursache ist folgende: Nach dem Einfügen des Cliparts erkennt Word nicht, dass es sich dabei um eine aus mehreren Objekten zusammengesetzte Vektorgrafik handelt und daher ist die Funktion FREIES DREHEN nicht verfügbar. Sie müssen den Status der Grafik ändern:

• Lösen Sie zunächst die Grafik in ihre Einzelobjekte auf. Markieren Sie sie und wählen Sie den Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN in der Zeichnen-Symbolleiste oder über das Kontextmenü der rechten Maustaste.

• Lassen Sie die Markierung bestehen und gruppieren Sie sie anschließend wieder. 

• Das Aussehen ändert sich dadurch nicht, aber plötzlich erlaubt Word das freie Drehen der Grafik.

In den meisten Fällen funktioniert das auch, aber manchmal steht Ihnen der Befehl GRUPPIERUNG AUFHEBEN erst gar nicht zur Verfügung. Der Grund dafür liegt wiederum in den verschiedenen Zeichnungsebenen von Word. Ist die Clipart-Grafik über den Text gelegt, können Sie die Gruppierung über das Kontextmenü aufheben; andernfalls wird der Befehl gar nicht angeboten. 

• Gehen Sie in die Dialogbox GRAFIK FORMATIEREN in das Register LAYOUT und wählen Sie VOR DEN TEXT aus. Dieser Befehl steht Ihnen auch in der Zeichnen-Symbolleiste unter TEXTFLUSS zur Verfügung. Nun können Sie die Gruppierung aufheben.

Word bietet auch noch die wenig bekannte Funktion Grafik auflösen an, die Ihnen unabhängig von der Zeichnungsebene immer zur Verfügung steht. Mit den folgenden Schritten können Sie diese Funktion in die Symbolleiste Zeichnen einfügen:

• Wählen Sie das Menü EXTRAS - ANPASSEN an und wechseln Sie auf die Registerkarte BEFEHLE.

• Markieren Sie in der Liste KATEGORIEN den Eintrag ZEICHNEN.

• Scrollen Sie nun an das Ende der Liste BEFEHLE und machen Sie den Eintrag GRAFIK AUFLÖSEN ausfindig. Klicken Sie ihn an und ziehen Sie ihn mit gedrückter linker Maustaste in die Symbolleiste Zeichnen. Lassen Sie dann die Maustaste los und verlassen Sie das Dialogfeld mit SCHLIESSEN.

Wenn Sie dann in Zukunft eine Clipart-Grafik im Dokument drehen möchten, oder anderweitig verändern möchten (z.B. einzelnen Teilen andere Farben zuweisen möchten), gehen Sie folgendermaßen vor:

• Markieren Sie die Grafik und klicken Sie auf das Symbol GRAFIK AUFLÖSEN in der Zeichnen-Symbolleiste.

• Word löst die Grafik daraufhin in ihre einzelnen Bestandteile auf und markiert diese.

• Achten Sie darauf, dass diese Markierungen erhalten bleiben. Wählen Sie in der Symbolleiste Zeichnen oder im Kontextmenü der rechten Maustaste den Befehl GRUPPIERUNG. Word fasst die einzelnen Elemente daraufhin wieder zu einer Grafik zusammen.

In der Symbolleiste Zeichnen werden Sie nun feststellen, dass das Anklicken des Symbol FREIES DREHEN nun möglich ist.

Sie können in Word einfache Rechenoperationen durchführen.

Die Funktion BERECHNEN ist leider etwas versteckt, man muss sie erst zu den Symbolen hinzufügen.

Word 2000-2003: Klicken Sie im MENÜ EXTRAS auf ANPASSEN. Im REGISTER BEFEHLE finden Sie zwei Spalten. Klicken Sie in der linken Spalte auf Extras und suchen Sie dann in der rechten Spalte den Befehl BERECHNEN. Ziehen Sie diesen mit der Maus an eine geeignete Stelle in die Symbolleiste. Nun haben Sie dort die neue Schaltfläche.

Word 2007: Klicken Sie auf die OFFICE-SCHALTFLÄCHE, dann auf WORD-OPTIONEN und dort auf ANPASSEN. Wählen Sie über der linken Spalte ALLE BEFEHLE aus und klicken Sie dann in der linken Spalte auf den Befehl BERECHNEN. Klicken Sie auf HINZUFÜGEN, damit der Befehl in der Symbolleiste für den Schnellzugriff erscheint.

• Schreiben Sie nun eine einfache Rechnung mit Plus- und Minustaste, Sternchen * für Malnehmen und Schrägstrich / für Teilen.

• Markieren Sie die Rechnung und klicken Sie auf das Symbol für Berechnen. Das Ergebnis wird in die Zwischenablage gelegt und auch kurz in der Statuszeile angezeigt.

• Es kann nun überall eingefügt werden (mit Strg+V oder Klick auf das Einfügen-Symbol).

Wenn Sie eine Liste von Zahlen markieren und auf das Symbol für Berechnen klicken, wird die Summe gebildet.

Senkrechte Reihen von Zahlen kann man markieren, indem man die ALT-TASTE gedrückt hält und dabei mit der gedrückten Maus über den Bereich zieht.

Sie wollen sich eine Vorlage erstellen, die bereits alle nötigen Felder wie Betreff, Anrede und Grußformel enthält. Zur Anpassung des Schreibens an den jeweiligen Adressaten soll Ihnen nun Word im Dokument Vorschläge anbieten, aus denen Sie mit einem Klick Autotext-Einträge für die Felder auswählen können.

Um eine Dokumentvorlage zu erstellen, die diese Feldfunktion nutzt, gehen Sie folgendermaßen vor:

• Wählen Sie in Word im Menü DATEI den Befehl NEU, aktivieren Sie unter NEU ERSTELLEN die Option VORLAGE, und klicken Sie dann auf OK.
  
  Im Menü EINFÜGEN klicken Sie auf den Befehl FELD. Wählen Sie aus der Liste der FELDNAMEN den Eintrag AUTOTEXTLIST (Word 2000) beziehungsweise AUTOTEXT_LISTE (Word 97) aus.

• In die Eingabezeile unter FELDFUNKTIONEN können Sie dann beispielsweise folgende Zeile eingeben:

  AUTOTEXTLIST "Anredeformel" \s "Anrede"
  Nachdem Sie mit "OK" bestätigt haben, fügt Word die Feldfunktion in die Vorlage ein.
  "Anredeformel" gibt dabei den Beschreibungstext an, der im Dokument später anstelle der Feldfunktion (grau unterlegt) erscheint. Der Schalter \s legt fest, dass Word für die Liste nur Einträge aus der angegebenen Formatvorlage der Autotexte verwenden soll - in unserem Beispiel "Anrede". Sie können natürlich auch eigene Autotext-Formatvorlagen verwenden.

• Wiederholen Sie die Schritte 2 und 3 für jede Autotextliste, die Sie in Ihre Vorlage einbauen wollen.

• Tragen Sie in die Feldfunktion jeweils einen passenden Beschreibungstext und die betreffende Formatvorlage ein - etwa "Betreffzeile", "Grußformel" oder "Firmenunterschrift".

• Abschließend speichern Sie die neue Vorlage unter einem beliebigen Namen in Ihrem Vorlagenordner.

In jedem Dokument, das Sie auf der Basis dieser Vorlage erstellen, können Sie dann nach einem Rechtsklick auf die Feldfunktion aus dem Kontextmenü einen Autotext-Eintrag auswählen.